Бережливая карта потока

Предназначение - ясная коммуникация на верхнем уровне между всеми участниками в рамках процесса раннее вовлечение.

Инструмент представляет собой “смысловой” верхний слой сценария, обсудив и согласовав который участники могут переходить к более глубокому анализу сценария с использованием специализированных инструментов.

Инструмент создает единую договоренность и понимание, “helicopter view” для сценария работы. В случае возникновения проблем в детальной проработке, он является основной для более быстрой и эффективной коммуникации.

Описание

Процесс описывается в простом табличном виде, в любом инструменте от онлайн-доски до Excel или Google Sheets.

Базовые строки таблицы:

Шаги - заполнить шаги по смыслу
Ценность - какую ценность шаг добавляет или какую неопределенность снимает
Действия - какой набор действий приводит к получению ценности
Роли - кто участвует в этом шаге
Системы - какие системы участвуют
Нежелательные события - какие нежелательные события возможны на этом шаге
Критерии успеха - чек-лист успешного завершения шага
Особые ситуации - граничные условия или специальные ситуации, которые могут произойти на этом шаге и должны быть учтены
Открытые вопросы - что мы не знаем по этому шагу и это требует исследования
Подробности - ссылки на другие документы, детализирующие реализацию данного шага.

Расширение

Для расширения часто использую следующие дополнительные строки:

Время сейчас (AS-IS) - оценка текущего времени выполнения шага сейчас. Позволяет выявить ограничения, максимально влияющие на общее время цикла.
Время прогнозируемое (TO-BE) - возможное время в идеальном случае, позволяет быстро оценить потенциальный эффект и влияние на время цикла.
“Зеленый коридор” - условия которым должны соответствовать входные запросы, чтобы на них накладывались минимальные ограничения, они могли быть выполнены за минимальное время, оптимально - в цифровом виде, без участия человека на любом из этапов

Пример

Сценарий: Открытие счета РКО для ИП.

Шаги по смыслу и их ценности:

Выбор - клиент выбрал работать с нами
Контакт - клиент выбрал точку контакта для открытия (офис, сайт и др.)
Идентификация - клиент идентифицирован
Валидация - клиент проверен, счет открывать можно
Открытие - счет открыт
Начало работы - клиент начал работу

Смысловая часть этого процесса не сильно зависит от технических деталей и не будет сильно меняться со временем.

Техническая часть (системы, роли, действия) будет меняться:

Идентификация
- в офисе
- через Госуслуги
- через ЕБС (единая биометрическая система)
Валидация
- автоматическая проверка через цифровой профиль

Появление новых технических возможностей влияет на возможности цифровизации и расширение критериев “зеленого коридора”. Пользователь с подтвержденной записью на госуслугах быстрее может пройти цифровой путь, чем пользователь без нее.

Безопасность

Анализ нежелательных событий еще на верхнем уровне сценария позволяет эффективнее встраивать безопасность внутрь процессов и решений.

В примере выше, типовые нежелательные события, которые могут нанести ущерб:

Идентификация:
- Неверная идентификация - мошеннику удалось зарегистрироваться под чужими данными.
- Утечка ПДн - передаваемые клиентом персональные данные были перехвачены злоумышленником
Валидация:
- Обход запретов - банк не имел права обслуживать клиенту, но валидацию удалось пройти
- Утечка ПДн - передаваемые клиентом персональные данные были перехвачены злоумышленником

При таком подходе:

нежелательные события выявляются на этапе анализа сценария на верхнем уровне
создается единая картина для всех участников, не только службы ИБ
находится самая ранняя (слева по процессу) точка возможного наступления события
гипотезы противодействия формируются при обсуждении сценария, из них следуют задачи по реализации гипотез противодействия или “цели безопасности”
варианты противодействия закладываются в архитектуру решения для сценария

Отличия

Принципиальные отличия от других подходов:

инструмент коммуникации - простая таблица понятна всем, легко обсуждать и договариваться
смысловой инструмент - фокус на смысле, а не технических деталях
потоковый инструмент - фокус на прямом движении из А в Б, а не на вариантах отклонений
точка входа - работает как “оглавление” - одна таблица плюс ссылки на детальные описания из последней строки позволяют избавиться от многостраничных ТЗ
встроенная безопасность - вопросы безопасности включены по умолчанию
расширяемость - легко добавить вопросы (строки) или убрать лишние

Погружение

Таблицы конечно недостаточно для реализации, это лишь верхний смысловой слой. Договорившись на верхнем уровне можно использовать специализированные инструменты для детальной проработки сценария.

Однако, если сразу начать работу с этими инструментами, возникает риск:

потеря общей картины, “helicopter view” - ранний уход в детали
дискоммуникация - участники скрывают недопонимание, их мнение не учитывается
застревание в деталях - рассматриваются технические детали, смысл теряется
потеря потока - углубление в частные детали, без фокуса на ускорении потока

На сотнях сценариев проверено, что создание карты сценария верхнего уровня сильно влияет на единое понимание сценария участниками, на эффективность его дальнейшей проработки и реализации.